Erasmus dla pracowników

Rekrutacja pracowników na 2021/2022 :

Mobilność kadry akademickiej (STA i STT) z krajami programu w ramach Erasmus+

Zasady rekrutacji na wyjazdy pracowników UAM w ramach programu Erasmus+ z krajami programu

  

INFORMACJA MSZ - BEZPIECZNY WYJAZD -  REJESTRACJA W PORTALU ODYSEUSZ
Na prośbę Ministerstwa Spraw Zagranicznych przekazujemy informacje („ERASMUS- narzędzia konsularne") o formach wsparcia, jakie polskie służby konsularne oferują polskim obywatelom znajdującym się za granicą za pomocą serwisu ODYSEUSZ. W związku z powyższym do wzorów umów pomiędzy uczelnią a uczestnikiem mobilności, jakie są przygotowywane dla roku akademickiego 2016/17, zostanie wstawiona klauzula zobowiązująca uczestnika – obywatela polskiego - do zarejestrowania się w portalu osób wyjeżdżających za granicę, prowadzonym przez MSZ: http://www.odyseusz.msz.gov.pl/.

 

Wymagane formularze należy dostarczyć do Biura Erasmus - Kontakt

 

ZASADY REKRUTACJI NA WYJAZDY PRACOWNIKÓW UAM W RAMACH PROGRAMU ERASMUS

Każdy zakwalifikowany do wyjazdu pracownik otrzyma dofinansowanie na pobyt od 2 do 5 dni jako wsparcie indywidualne (ryczałt na koszty utrzymania i zakwaterowania) według następujących dziennych stawek:

Grupa 1. - Dania, Finlandia, Irlandia, Islandia, Liechtenstein, Luksemburg, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania               

180 Euro

 
Grupa 2. - Austria, Belgia, Cypr, Francja, Grecja, Hiszpania, Holandia, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy

160 Euro

 
Grupa 3. - Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, FYROM (była republika Jugosławii Macedonia), Litwa, Łotwa, Rumunia, Serbia, Słowacja, Słowenia, Szwajcaria, Turcja, Węgry, Polska

140 Euro


Uczestnik otrzyma dodatkowo ryczałt na koszty podróży. Kwota ryczałtu uzależniona jest od odległości jaką uczestnik musi pokonać od miejsca rozpoczęcia podróży do miejsca działania. Miejscem rozpoczęcia podróży jest siedziba Uczelni. Do obliczania odległości Uczelnia wykorzystuje kalkulator opracowany przez Komisję Europejską i dostępny na stronie: https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/resources/distance-calculator_pl.htm

 

Kwotę ryczałtu przyznaje się według następującej zasady:

W przypadku odległości wynoszących od 10 do 99 km: 20 EUR

W przypadku odległości wynoszących od 100 do 499 km: 180 EUR

W przypadku odległości wynoszących od 500 do 1999 km: 275 EUR

W przypadku odległości wynoszących od 2000 do 2999 km: 360 EUR

W przypadku odległości wynoszących od 3000 do 3999 km:  530 EUR

W przypadku odległości wynoszących od 4000 do 7999 km: 820 EUR

W przypadku odległości wynoszących 8000 km lub więcej: 1500 EUR

 

Wsparcie finansowe z innych źródeł na pokrycie tych samych kosztów nie jest możliwe. Pracownik rezygnuje z ryczałtu na koszty podroży, w przypadku uzyskania wsparcia na koszty podróży z innych źródeł. Wsparcie finansowe lub jego część będzie podlegać zwrotowi, jeśli Uczestnik nie będzie przestrzegać warunków umowy.

 
PRZYDZIAŁ OTRZYMANYCH ŚRODKÓW DLA WYDZIAŁU PEDAGOGICZNO-ARTYSTYCZNEGO NA ZORGANIZOWANIE MOBILNOŚCI PRACOWNICZEJ (indywidualnego wsparcia w postaci ryczałtu na koszty utrzymania i koszty podróży)

 
STT (wyjazd w celu szkoleniowym dla pracowników administracji)

Wyjazd dla 1 osoby na 4 - 5 dni grantowych w zależności od całkowitych kosztów wynikających z wysokości przysługującego grantu wg. stawek dziennych w poszczególnych grupach krajów oraz od przysługującego ryczałtu na koszty podróży.

 
STA (wyjazd pracowników naukowo-dydaktycznych)

Wyjazd dla 2 - 3 osób na 4-5 dni grantowych w zależności od całkowitych kosztów wynikających z wysokości przysługującego grantu wg. stawek dziennych w poszczególnych grupach krajów oraz od przysługującego ryczałtu na koszty podróży.

W praktyce oznacza to że Wydział dysponuje pewną całkowitą przyznaną kwotą na koszty utrzymania (jest w to wliczany ryczałt na dojazd), którą można „wydać" na mobilność (wyjazdy) pracowników w każdej kategorii: STT i STA. Jeśli pracownicy realizują swoją mobilność w kraju z „tańszej" grupy i w krótszym czasie, wystarczy środków na wyjazd dla większej liczby osób. Ten czynnik będzie brany pod uwagę podczas rekrutacji wydziałowej na wyjazd pracowników oraz podczas sporządzania listy przyznanych wyjazdów czy listy rezerwowej. Suma ta może zostać zwiększona jeśli okaże się pod koniec roku akademickiego że BWZ UAM w Poznaniu może dysponować większymi środkami na ten cel, dzięki czemu wyjazd będą mogli zrealizować również pracownicy z listy rezerwowej.

 
PODSTAWOWE ZASADY DOTYCZĄCE WYJAZDÓW PRACOWNIKÓW (STA i STT)

Umowa z pracownikiem zostanie przygotowana na podstawie indywidualnego programu nauczania/szkolenia (Mobility agrement). Data rozpoczęcia okresu mobilności będzie pierwszym, a data zakończenia mobilności będzie ostatnim dniem, w jakim Uczestnik zgodnie z przyjętym do realizacji indywidualnym programem nauczania - musi być obecny w instytucji przyjmującej. Uczestnik musi przedłożyć zaświadczenie o pobycie wystawione przez Uczelnie przyjmującą wskazujące datę rozpoczęcia i zakończenia mobilności.

Okres mobilności nie obejmuje dni przeznaczonych na podróż, i dni te nie podlegają dofinansowaniu.

Dni przeznaczone na podróż będą dodane do okresu wyjazdu. Za ten okres nie zostanie wypłacone Uczestnikowi Wsparcie Indywidualne.

Przykład: jeśli pracownik ma podpisany program nauczania na okres 5 dni: od 20.10.2014 do 24.10.2014 , a bilet lotniczy z datą wylotu 19.10.2014 i powrotu 25.10.2014, to w tym przypadku na wniosku wyjazdowym podaje daty od 19.10.2014 do 25.10.2014 i otrzyma dofinansowanie na 5 dni połączone z dofinansowaniem 0zł na 2 dni.


Całe przeznaczone dofinansowanie ma formę ryczałtu, co oznacza, iż nie jest rozliczanie na podstawie kosztów rzeczywistych. Mimo tego do rozliczenia wyjazdu jest wymagane przedstawienie  biletu lotniczego z widoczna ceną, a w niektórych przypadkach - rachunków za noclegi.

 
Zgodnie z art. 21 ust 1 pkt 16) oraz 90) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są diety i inne należności na czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych przepisach. Jeżeli przyznane dofinansowanie będzie wyższe niż suma wykazanych kosztów oraz ryczałtów wynikających z przepisów o podróżach służbowych (w tym diety itp.) to różnica będzie podlegała opodatkowaniu.

 
ERASMUS DLA PRACOWNIKÓW ADMINISTRACJI - STT  (wyjazd w celu szkoleniowym)
W ramach programu Erasmus zakwalifikowany pracownik administracji może wyjechać na szkolenie (2-5 dni roboczych), tzw.: Staff Training. Organizacja przyjmująca, jeśli jest nią instytucja szkolnictwa wyższego, musi posiadać Kartę Erasmusa dla szkolnictwa wyższego. Obie uczelnie, wysyłająca i przyjmująca muszą uzgodnić uprzednio „porozumienie o mobilności”, czyli muszą być uczelniami partnerskimi które zawarły umowę Erasmus na wymianę studentów i pracowników. Ponadto, organizacją przyjmującą może być każda publiczna lub prywatna organizacja działająca na rynku pracy lub w dziedzinie kształcenia, szkolenia i na rzecz młodzieży.

Wyjazd w ramach STT może się odbyć się na następujących zasadach:


W każdym roku akademickim rekrutacja odbywa się od początku października do połowy listopada. Należy wysłać swoje zgłoszenie na adres mailowy ikrystek@amu.edu.pl do Wydziałowego Koordynatora Erasmus – mgr Izabeli Krystek. Tutaj formularz zgłoszeniowy STT, w który należy wpisać swoje dane i wymagane informacje.


Procedura składania dokumentów, zawieranie umowy finansowej i odbierania grantu, jak również dokumentacja składana w DWZ UAM w Poznaniu (biuro Erasmus) i wypełnienia ankiety po powrocie jest taka sama jak w przypadku wyjazdu pracownika dydaktyczno-naukowego. Różnią się tylko formularze niektórych dokumentów (do pobrania niżej).


Dokumenty do pobrania (należy wybierać kolumnę z rokiem akademickim składania wniosku na wyjazd).



ERASMUS DLA PRACOWNIKÓW NAUKOWO-DYDAKTYCZNYCH - STA (wyjazd w celu prowadzenia zajęć).


W ramach programu Erasmus zakwalifikowany pracownik  naukowo-dydaktyczny  może wyjechać na 2-5 dni roboczych, tzw. Teacher Mobility.  Pracownik jest zobowiązany do przeprowadzenia 8 godzin zajęć dydaktycznych. Organizacja przyjmująca, instytucja szkolnictwa wyższego, musi posiadać Kartę Erasmusa dla szkolnictwa wyższego. Obie uczelnie, wysyłająca i przyjmująca muszą uzgodnić uprzednio „porozumienie o mobilności”, czyli muszą być uczelniami partnerskimi które zawarły umowę Erasmus na wymianę studentów i pracowników.

 
Dokąd można wyjechać w ramach stypendium  Erasmus?
Wybierając uczelnię do której chcemy wyjechać w ramach Erasmus STA, szukamy w krajach Unii Europejskiej, plus np. Turcja i Norwegia (więc np. Rosja nie wchodzi w rachubę). Dodatkowo UAM i nasz Wydział musi mieć podpisaną umowę o wymianie dla studentów i uczących. Lista uczelni krajów partnerskich WPA jest dostępna na stronie głównej Erasmus WPA w zakładce Wykaz uczelni partnerskich. Pełna lista uczelni partnerskich poszczególnych wydziałów jest również dostępna w USOSweb ( część >>> DLA STUDENTÓW >>> Wymiana studencka >>>> Ofert wyjazdów >>>> pokaż ofertę).

Jednakże w takiej sytuacji należy najpierw skontaktować się z Biurem Erasmus w Poznaniu (np. z panią Sylwią Ogórkiewicz) z zapytaniem czy jest możliwość wymiany do interesującej nas uczelni i czy wydział do którego „należy” umowa nie wykorzystał przysługującego im miejsce (w praktyce dotyczy to przede wszystkich mobilności zaplanowanych na wrzesień).

Panuje zasada 1 na 1, czyli do uczelni partnerskiej UAM można wysłać tylko jednego pracownika UAM. Jeśli otrzymają Państwo informację że dany wydział nie wysłał swojego pracownika do tej uczelni partnerskiej, to wtedy piszemy do interesującej nas uczelni z prośbą o zgodę na mobilność, wyjaśniając skąd jesteśmy jak również podając sugerowany plan wykładów, ćwiczeń lub warsztatów.

W sytuacji kiedy wydziały jednak wykorzystały swoje miejsce, lub nie znaleźliśmy żadnej interesującej nas oferty z listy wydziałowych partnerów, możemy poszukać innej uczelni (posiadającej Kartę Erasmus) z Unii Europejskiej. Warunkiem jest, że ta uczelnia przyjmując nas zgodzi się podpisać umowę inter-instytucjonalną z naszym Wydziałem na wymianę pracowników naukowo-dydaktycznych (opcjonalnie pracowników administracji) oraz studentów.

 
Jak ubiegać się o stypendium Erasmus? Jak się zarejestrować?
Co roku rekrutacja odbywa się od początku października do połowy listopada. Należy wysłać swoje zgłoszenie na adres mailowy ikrystek@amu.edu.pl do Koordynatora Erasmus – mgr Izabeli Krystek. Tutaj formularz zgłoszeniowy STA, w który należy wpisać swoje dane i wymagane informacje.

Rekrutację na wyjazdy pracowników naukowo-dydaktycznych przeprowadza się w oparciu o następujące kryteria, na podstawie których ustala się listę kandydatów do wyjazd:

Kryteria formalne: wypełnienie i złożenie w wyznaczonym terminie i formie wniosku aplikacyjnego wraz z wymaganymi załącznikami.

Kryteria jakościowe: pierwszeństwo dla osób ubiegających się o wyjazd po raz pierwszy; zaangażowanie kandydata w proces internacjonalizacji W-PA; list (e-mail) potwierdzający przyjęcie na kurs lub zaproszenie wystosowane przez uczelnię/instytucję przyjmującą, uzasadnieni wyjazdu (korzyści, efekty); znajomość języka obcego, koniecznego do skorzystania z wyjazdu zagranicznego.


Informacja o zakwalifikowaniu (lub o nie zakwalifikowaniu) wysłana jest drogą mailową w ciągu tygodnia po upłynięciu terminu zgłoszenia.


Zostałem wybrany do uczestnictwa w programie Erasmus. Co dalej?
W momencie zakwalifikowania wniosku o wyjazd na Erasmusa należy skontaktować się z biurem współpracy z zagranicą- International Office lub International Relations Office  (biuro Erasmus) uczelni docelowej, lub innym przedstawicielem tej uczelni. Po otrzymania wiadomości z potwierdzeniem przyjęcia naszej aplikacji (letter of invitation), należy ustalić daty pobytu oraz tzw. plan pracy (Mobility agreement), czyli zakres i rodzaj przedmiotów, które przeprowadzimy podczas pobytu (w przypadku pracowników administracji, jest to plan szkolenia). Następnie należy przystąpić do wypełnienia dokumentów, których wymaga UAM.

 
Jakie dokumenty wymaga UAM?
Po powrocie z wyjazdu należy się rozliczyć z UAM w ciągu około 10 dni. Oprócz poniższych formularzy, konieczne jest też dostarczenie kopii zużytych biletów potwierdzających transport.

1. Polecenie zagranicznej podróży służbowej pracownika

Jest to formularz w którym należy wpisać nasze dane osobowe (część gdzie podaje się źródło finansowania wypełnia DWZ-biuro Erasmus w Poznaniu). Formularz ten musi być podpisany przez Kierownika jednostki pracownika i Dziekana Wydziału (plus pieczątki). Następnie, należy go dostarczyć do Poznania do Działu Współpracy z Zagranicą (Biuro Erasmus).

Złożenie formularza stanowi podstawę do przyznania grantu na wyjazd, w postaci zawarcia umowy finansowej pomiędzy UAM a pracownikiem. Umowę finansową należy podpisać w biurze w Poznaniu, gdzie następnie odbieramy grant (w formie gotówkowej) w Kasie, ul. Wieniawskiego 1.

2. Plan pracy – mobility agrement-teaching

Mobility agreement należy wypełnić wpisując potrzebne dane osobowe, jak również opis zaplanowanych wykładów/ czynności podczas pobytu w uczelni docelowej. Przed wyjazdem należy dostarczyć DWZ w Poznaniu plan pracy już podpisany przez przedstawicieli instytucji przyjmującej – co najmniej w formie skanu. Następnie ten dokument jest podpisany przez Biuro w Poznaniu. Mobility agreement należy dostarczyć do biura w Poznaniu razem z pozostałymi dokumentami.

Mobility agreement (kolejna czysta kopia) musi ponownie być podpisany przez przedstawiciela instytucji goszczącej (dotyczy jeśli pracownik przedstawił DWZ na wstępie  formularz nie w oryginale a w formie zeskanowanej) po przyjeździe na miejsce, ponieważ wg. regulaminu programu Erasmus dokumentacja rozliczająca mobilność pracowników po powrocie  musi mieć formę oryginału. Plan pracy należy dostarczyć do biura w Poznaniu razem z pozostałymi dokumentami.

3. Confirmation

Jest to dokument potwierdzający daty naszego pobytu w uczelni goszczącej. Powinien być wydrukowany na papierze firmowym (on the university letterhead) uczelni docelowej. Należy przedstawić w Biurze Erasmus wypełnione zaświadczenie o odbytej wizycie.

4. Druk-rozliczenie

Jest wręczany w momencie odbierania grantu i powinien być wypełniony po powrocie (o pomoc prosimy Biuro Erasmus w Poznaniu).

5. Samochód

Składamy jeśli planujemy podróż własnym samochodem.

6. Ankieta

Jednym z warunków rozliczenia się z wyjazdu jest także wypełnienie ankiety pracownika online, oceniającej nasz pobyt zagraniczny. Pracownicy wypełniają ankietę wyłącznie za pośrednictwem Mobility Tool (MT), administrowanego przez KE. Do stypendysty jest wysyłana automatyczna wiadomość mailowa z linkiem do formularza ankiety on-line. Taka wiadomość jest wysyłana  w ostatnim dniu pobytu na stypendium (według „end date” wpisanej do MT). UAM ma wgląd w liczbę nadesłanych ankiet i może monitować osoby o dopełnienie tego obowiązku.

 
W jakiej wysokości przyznawane jest stypendium na pobyt zagraniczny?
Warunki finansowe dotyczące mobilności STA i STT zostały podane na początku strony. Wysokość stypendium programu ERASMUS jest ustalana corocznie i zależy od środków przyznanych Polsce przez Komisję Europejską. Należy pamiętać, iż stypendium Erasmusowe jest przeznaczone na pokrycie różnicy kosztów utrzymania i studiowania w kraju ojczystym i kraju przyjmującym. Na pokrycie kosztów pobytu za granicą pracownik programu Erasmus powinien zatem poza stypendium erasmusowym przeznaczyć środki własne. Obecnie całkowita kwota grantu wynosi ok. 1000 EURO w zależności od czasu trwania mobilności, grupy do której należy kraj instytucji przyjmującej i ryczałtu na dojazd.


W jaki sposób organizowany jest wyjazd?
Biuro Erasmus pośredniczy w zakupie biletów na transport wizy lub ubezpieczenia (koszt ostatniego pokrywa UAM - formularz wniosku do pobrania), jednakże pracownik może sam zakupić bilet na  środki transportu do uczelni docelowej. Organizując transport we własnym zakresie warto jest skorzystać z usług Biura Sky Travel w Poznaniu, z którym UAM ma podpisaną umowę o współpracę (KONTAKT). Natomiast zarezerwowanie  zakwaterowania leży w gestii pracownika.


Skąd czerpać informacje na temat wymiany Erasmus?